Da forfettario a dipendente: quanto costa davvero all'azienda

Lo stesso lavoro, fatto dalla stessa persona con lo stesso netto in tasca, può costare a un’azienda dal 34,5% all’88% in più. Dipende da come lo paga, e da quanto. La fattura da 30.000 euro di un collaboratore in regime forfettario, trasformata in uno stipendio con lo stesso netto, diventa un costo aziendale di 40.362 euro. Una fattura da 85.000 euro, il tetto del regime, ne diventa uno da 159.758.

È il conto che ho fatto a settembre in una consulenza, per un’azienda che valuta di portare dei collaboratori dal forfettario al lavoro dipendente. Parametri 2026, e un collaboratore di riferimento: professionista iscritto alla gestione separata INPS, imposta al 5%, coefficiente di redditività al 78%. Quel 78% l’ho preso come riferimento, ma cambia con il codice ATECO dell’attività (dal 40% del commercio e della ristorazione all’86% delle costruzioni e delle attività immobiliari): con un altro coefficiente cambia tutta la tabella.

Quanto costa passare un collaboratore da forfettario a dipendente?

Nelle prime due righe contano le detrazioni da lavoro dipendente dell’articolo 13 del testo unico delle imposte sui redditi; nella prima anche i 1.000 euro che la legge di bilancio 2025 aggiunge fra 20.000 e 32.000 euro di reddito (si azzerano a 40.000). Con le detrazioni, la RAL che pareggia un netto di 23.035 euro è 29.395, perfino meno della fattura.

Con fatture più alte l’aumento cresce, perché il forfettario paga un’imposta piatta e lo stipendio no. La RAL che pareggia il suo netto sale negli scaglioni IRPEF, al 33% oltre i 28.000 euro di reddito e al 43% oltre i 50.000, dove spariscono anche le detrazioni. Sopra i 56.224 euro di retribuzione si aggiunge un punto di contributi.

Quanto resta davvero in tasca a un forfettario?

Il 76,8% di quello che fattura. I contributi si calcolano sul reddito forfettario, cioè il 78% della fattura, e per chi non ha una cassa propria vanno alla gestione separata INPS al 26,07% (circolare INPS 8/2026). L’imposta del 5% si paga su quello che resta. Su 30.000 euro fanno 6.100 di INPS e 865 di imposta, e in tasca restano 23.035.

Il 5% vale per i primi cinque anni e solo con certi requisiti. Con l’aliquota ordinaria del 15% la quota netta scende al 71,0% e la forbice si stringe, dal 21,7% della prima riga al 71,8% dell’ultima.

Chi somma le due aliquote, il 5% e il 26%, come se battessero tutte e due sull’intera fattura, sbaglia per eccesso. Il forfettario sembra perdere il 31% invece del 23,2%, e pareggiargli il netto sembra costare meno di quanto costa.

Quanto costa un dipendente all’azienda, oltre alla RAL?

Una retribuzione annua lorda (la RAL, la cifra sul contratto) di 30.000 euro costa all’azienda 41.193 euro, il 37,3% in più: 9.000 di contributi a carico del datore, 2.073 di TFR e 120 di INAIL.

Contributi al 30% e INAIL allo 0,4% sono ipotesi di budget, che cambiano con il contratto collettivo e con la classe di rischio: le conferma il consulente del lavoro. Il TFR invece segue la legge. È la retribuzione divisa per 13,5 (articolo 2120 del codice civile), meno lo 0,50% che il datore versa all’INPS, cioè circa il 6,91% della RAL. Le addizionali regionali e comunali (2,3% nel mio modello di calcolo) le paga il lavoratore, quindi non stanno nel costo aziendale, ma decidono quanta RAL serve per pareggiargli il netto.

Oggi, nelle aziende sotto i 50 dipendenti, se il lavoratore non lo manda a un fondo pensione, il TFR resta in bilancio come debito verso di lui. Se un giorno l’azienda si vende, il compratore lo conta come cassa che dovrà uscire, una delle voci su cui si litiga parlando di posizione finanziaria netta.

A parità di netto, cosa riceve in più il dipendente?

Lo stesso netto non vuol dire lo stesso trattamento, ed è qui che una conversione vera si tratta. Il TFR è retribuzione differita e va alla persona: circa 2.000 euro l’anno sulla prima riga della tabella, circa 8.000 sull’ultima. Poi ci sono le ferie retribuite, almeno quattro settimane l’anno per legge, che il collaboratore si paga da solo non fatturando. E i contributi per la pensione, che per il dipendente girano su tutta la retribuzione.

Per questo l’aumento della tabella è il tetto della conversione, non il suo prezzo. Un netto un po’ più basso, con TFR, ferie e pensione dentro, può valere per la persona quanto quello di prima, e di quanto più basso lo decide la trattativa.

Cosa c’è nel costo di una persona che non è la busta paga?

Se per assumere serve una società nuova, la struttura costa anche quando è vuota. Nel modello costituzione e avvio delle paghe valgono 4.500 euro una tantum, mentre commercialista, consulente del lavoro, diritto camerale, PEC, firma digitale e assicurazioni valgono 6.630 euro l’anno. Sono stime da listini di commercialisti 2026.

Poi c’è il tempo di chi coordina, che nessuno mette a bilancio. Da tre a trenta persone non compri dieci volte il lavoro di prima: devi cambiare il modo in cui quel lavoro si tiene insieme. Nel modello questa voce non c’è, e se qualcuno ha trovato un modo serio di metterla in numeri mi farebbe piacere saperlo.

Meglio un collaboratore in forfettario o un dipendente?

Il collaboratore ha limiti duri. Chi supera gli 85.000 euro esce dal regime l’anno dopo, chi va oltre i 100.000 esce subito. Lo ingaggi per una competenza che ha già, e dentro casa tua non lo fai crescere. Se poi lavora in modo continuativo, soprattutto di persona e con modalità decise dall’azienda, la legge gli applica le regole del lavoro subordinato (articolo 2 del decreto legislativo 81/2015), e il risparmio diventa un rischio.

Il dipendente costa di più, fino a quasi il doppio vicino al tetto del regime, ma compri quello che il collaboratore non vende: continuità, presenza, la possibilità di formare qualcuno. Per una competenza a progetto, pagare quel di più in busta paga è un modo caro di stare tranquillo.

Avevo già scritto che preferisco un junior con capacità AI esagerate a un senior fermo, e che costa meno. Qui quel confronto non lo misuro: la tabella confronta lo stesso netto pagato in due modi.

Il sistema italiano è stato studiato bene?

Mi resta una domanda che con i conti non si chiude. Lo stesso lavoro, con lo stesso netto, costa fino all’88% in più se lo paghi come stipendio. Penso che una disparità così evidente inneschi dinamiche di mercato che finiscono per distorcere il mercato stesso.

L’azienda che deve far quadrare un budget ha un motivo per comprare lavoro in fattura anche quando le servirebbe una persona in squadra. Il professionista ha un motivo per restare sotto gli 85.000 euro, rimandando un incasso o rinunciando a un lavoro. E chi assume, forma e dà continuità parte con un costo più alto di chi non lo fa.

Non ho una risposta, ho un conto, e il conto dice che oggi, vicino al tetto del regime, la forma del contratto può pesare sul prezzo del lavoro quasi quanto il lavoro stesso. Chi decide un’assunzione può almeno farlo sapendolo, invece di lasciare che sia un’aliquota a scegliere al posto suo. E se fra chi legge c’è qualcuno che queste regole le scrive o le studia, mi piacerebbe sapere se questo squilibrio è voluto o è un effetto collaterale.

Nota: parametri 2026, verificati il 1º settembre e ricontrollati il 1º ottobre 2026; cambiano con ogni legge di bilancio. È un ragionamento gestionale, non una consulenza fiscale o del lavoro: sul caso concreto i conti si rifanno con il commercialista e il consulente del lavoro.

Fonti: circolare INPS n. 8 del 3 febbraio 2026 per la gestione separata; circolare INPS n. 6 del 30 gennaio 2026 per la prima fascia pensionabile; dossier della Camera sulla legge di bilancio 2026 (legge 199/2025) per gli scaglioni IRPEF; circolare 4/E dell’Agenzia delle Entrate del 16 maggio 2025 per le detrazioni da lavoro dipendente; articolo 13 del TUIR; scheda dell’Agenzia delle Entrate sul regime forfetario per soglie, aliquote e contributi; allegato 2 della legge 145/2018 per i coefficienti di redditività; articolo 2120 del codice civile e legge 297/1982, articolo 3, per il TFR; lo stesso dossier della Camera (pp. 344-345) per il TFR nelle aziende con almeno 50 dipendenti; articolo 10 del decreto legislativo 66/2003 per le ferie; articolo 2 del decreto legislativo 81/2015 per le collaborazioni organizzate dal committente; calcolonetto.it per il riscontro sul costo azienda; modello di calcolo interno, parametri verificati il 1º settembre 2026, tabella ricalcolata il 1º ottobre e il 7 ottobre 2026.